如何更仔细地计划会议

发布时间:2021-04-01 13:00:00

无论是哪个行业企业或单位举办会议,无论策划会议的策划人员是否有经验,他们都会站在主办方的立场和角度,面对各种各样的问题:

无论是哪个行业企业或单位举办会议,无论策划会议的策划人员是否有经验,他们都会站在主办方的立场和角度,面对各种各样的问题:

1、需要做什么?

有各种各样的会议。不同的会议需要不同的环境。开会就是为了达到一定的目的和目的。因此,一个重要的步骤是从各个方面收集信息,通过这些信息,你可以制定一个计划来完成手头的许多任务。

2、 谁来安排这次会议?

从公司秘书到总裁,每个人都可以参与会议的策划。但是,有些人是专职从事这项工作的,有些人兼任这项工作,还有其他的责任。无论是全职还是兼职,最终的结果是使会议圆满结束。他们的工作效率代表着组织者或公司的工作水平。

3、 会议策划人职责:

作为一名会议策划人,他应该负责做好各项工作。以下任务反映了会议规划者的多方面作用。

1)善于与人合作2)善于关注细节3)善于解决问题4)善于与人谈判5)能够管理会议财务6)熟悉酒店运营7)能够安排适当的菜单8)熟练操作计算机9)熟练与音像服务公司打交道10)能妥善接待贵宾和外宾11)熟悉各种礼仪。果断而持久地行动

4、 会议策划人的任务:

1)制定一个计划,确定为满足会议的需要和实现会议设定的目标必须做什么。2)制定会议议程。3)了解可用的场所和设施。4)选择或提出合适的地点。5)检查和比较各种设施。6)安排运输。7)协调会议工作人员的活动。8)招聘和培训服务人员和广告人员。9)根据既定预算制定可行的预算或安排相关工作。10)确定各项工作的时间安排。11)检查选定的地点和设施。12)与有关各方(运输公司、旅行社、音像服务公司)联系。13)确定印刷公司。14)安排餐饮相关事宜。15)讨价还价。16)与会议发言人和其他会员VIP联系

5、 主要会议类型:

1)销售会议通常宣布产品销售的开始。例如,季度销售会议,或上一个销售周期的总结和确认。2)年会:可以是公司股东大会,也可以是行业协会的年度股东大会。3)产品发布:向专业团体和消费者介绍和推广新产品。4)研讨会:为提供信息和讨论这些信息而举行的会议。研讨会一般允许参与者相互交流和反馈意见。5)专业会议:讨论、咨询和交换某一领域问题的会议。一般包括主要会议和小组会议,讨论和解决问题。6)奖励会议:奖励员工、经销商或客户的优秀工作表现。7)培训会议:开展培训活动通常至少需要一天多的时间。这种培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,是由某一领域的专业培训师讲授的,有些目标和目的应该通过培训来实现。

6、 会议策划步骤:

1)目的和目标:会议的重点是确定会议的目的和目标,制定会议议程。会议的目标和宗旨如下:2)培训、通知、教育、问题讨论、决策。引进新事物或引进新人员。鼓励、发展、展示、提升和改进。论如何盈利

7、 当你计划一次会议时,你首次向你的老板、会议发起人或主席描述一下会议的目的和需要达到的结果。如果你的意见一致,你可以计划下一步:

1)预期的会议日期。2)会议的预期日期。3)会议地点。4)会议的形式或程序是什么。5)所需场地大小。6)将有多少人参加会议。7)以前有过这样的会议吗?结果是什么?8)会议的预算是多少?9)参与者关心费用吗?10)您将选择什么级别的酒店和设施;11)你计划选择的房间的***标准是什么。12)谁来写会议邀请函;13)您是否需要将相关信息打印给参与者?14谁是会议的发言人?15)会议需要什么样的视听设备。16)有多少接待处需要食物和饮料;17)参加者能带上家人吗?18)谁来承担这些活动的费用。19)你打算为参加者安排一些特别的活动吗?你计划为参加者及其家人安排特别活动吗?有没有为参加者的家属安排特别活动?